Legal | Énoncé de confidentialité à l’intention des candidats et candidates
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La présente Déclaration de confidentialité pour les candidats et candidates vous informe de la manière dont GeoComply Solutions Inc., ainsi que ses filiales et sociétés affiliées (« nous », « notre », « nos »), traitent vos données personnelles dans le cadre de votre candidature à un emploi. Cette déclaration s’applique uniquement au traitement des données personnelles lié à notre processus de candidature, d’embauche et de recrutement. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon dont GeoComply collecte, utilise, communique et traite autrement les données personnelles concernant l’utilisation de ses produits, services et sites Web, veuillez consulter la Politique de confidentialité globale.
Nous pouvons mettre à jour la présente déclaration de temps à autre, par exemple si nous implantons de nouveaux systèmes ou processus qui impliquent l’utilisation de données personnelles. Nous vous informerons de ces mises à jour conformément aux lois applicables.
1. Quels types de données traitons-nous?
Les types de données personnelles que nous collectons dépendent de la nature du poste auquel vous avez postulé ou pour lequel vous êtes recruté(e), ainsi que du lieu de travail. Nous avons organisé les données personnelles que nous collectons en catégories afin d’en faciliter la compréhension :
| CATÉGORIE DE DONNÉES PERSONNELLES | DESCRIPTION DES RENSEIGNEMENTS |
| Données de candidature | Données personnelles fournies par vous ou par la personne qui a recommandé votre candidature. Cela comprend :
Vous pouvez mentionner volontairement votre salaire précédent ou vos conditions financières et avantages sociaux antérieurs dans le cadre du processus de recrutement, mais nous ne vous demanderons pas ces renseignements. |
| Données de compte | Données personnelles telles que votre nom d’utilisateur et votre mot de passe pour notre système de recrutement en ligne ou notre système de gestion des talents. |
| Données d’entrevue | Données personnelles collectées lors des entrevues et résultats des exercices de recrutement que vous effectuez, y compris les évaluations et les tests de capacité de raisonnement. |
| Données de déplacement | Données personnelles que nous traitons si GeoComply organise vos déplacements pour des entrevues sur place ou vous rembourse les frais de déplacement applicables. |
| Données de vérification des antécédents* | Renseignements reçus de références internes et externes et de vérifications d’antécédents, y compris des données de géolocalisation au stade de la candidature et le casier judiciaire au stade de l’offre seulement (si cela est applicable pour le poste auquel vous avez postulé et dans la mesure permise par les lois applicables).
Les résultats d’une vérification d’antécédents peuvent inclure des données personnelles vous concernant que nous ne possédons pas déjà. |
| Données sur la citoyenneté et l’immigration | Au besoin, les renseignements sur votre statut d’immigration, vos exigences de visa et d’autres renseignements relatifs au droit de travailler (p. ex., pays de naissance, passeports et permis de résidence). |
| Données démographiques volontaires sur la diversité et l’inclusion* | Dans le cadre de notre programme de diversité, d’équité et d’inclusion, et tel que permis par la loi applicable dans certains pays, nous pouvons vous demander de nous fournir volontairement des renseignements démographiques, comme la race, l’origine ethnique et le statut de vétéran. Ces renseignements sont utilisés pour le suivi de l’égalité des chances et conformément à nos obligations légales en matière de rapports. De plus, sur une base volontaire et tel que permis par la loi applicable, nous pouvons également vous demander de nous fournir d’autres renseignements démographiques comme l’âge, l’origine nationale, la citoyenneté, le sexe, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, un handicap ou une demande d’accommodement.
Lorsque vous choisissez de fournir ces renseignements, nous les collectons de manière anonyme, et ils ne seront pas utilisés dans la décision d’embauche, sauf si la loi le permet. Ces renseignements serviront à nous aider à évaluer et à améliorer nos efforts en matière de diversité et d’inclusion. |
| Données de sécurité | Données telles que votre image et les enregistrements vidéo captés par le système de vidéosurveillance par circuit fermé (CCTV) lorsque vous visitez nos locaux pour une entrevue. |
| Autres données personnelles volontaires | Données que vous choisissez de fournir volontairement dans le cadre de votre candidature et de votre entrevue ou de toute autre communication avec nous, ou données que vous rendez publiques, comme vos coordonnées, vos renseignements sur vos études et votre expérience professionnelle (p. ex., lorsque vous partagez des renseignements par l’intermédiaire des médias sociaux, de sites de recherche d’emploi et de réseaux professionnels). |
*Il peut arriver que les données personnelles que vous nous fournissez ou que nous collectons soient considérées comme des données personnelles « spéciales » ou « sensibles » en vertu des lois sur la protection des données de certaines autorités législatives.
2. Renseignements que vous ne devriez pas nous fournir
Dans le cadre de notre processus de recrutement, votre dossier de candidature, contenant votre CV et votre lettre de présentation, ne requiert généralement pas de catégories particulières de données. Les renseignements suivants ne doivent pas être fournis, à moins que vous ne souhaitiez les inclure dans votre candidature de votre propre initiative et avec votre consentement explicite pour leur traitement durant nos activités de recrutement :
a) La race ou l’origine ethnique;
b) Les opinions politiques;
c) Les croyances religieuses ou philosophiques;
d) L’appartenance syndicale;
e) L’orientation sexuelle, l’identité de genre ou la situation de famille;
f) Les condamnations et infractions criminelles;
g) L’état de santé, y compris toute condition médicale.
Si vous avez besoin d’un accommodement en raison d’un handicap ou d’autres besoins particuliers, veuillez nous en informer.
3. Finalités du traitement
Nous nous engageons à traiter vos données personnelles de manière licite, conformément aux lois sur la protection des données. Dans la plupart des cas, nous nous appuyons sur nos intérêts légitimes (lorsqu’ils ne sont pas supplantés par vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux), sur l’exécution d’un contrat avec vous (ou pour prendre des mesures avant de conclure un contrat de travail avec vous) ou pour nous conformer à nos obligations légales. Dans certaines circonstances, nous pouvons nous appuyer sur votre consentement, qui peut être implicite (p. ex., lorsque vous avez fourni volontairement des renseignements à notre attention) ou exprès (conformément à la loi applicable). Lorsque nous invoquons votre consentement comme base juridique, vous pouvez le retirer à tout moment pour toute activité de traitement que nous menons uniquement sur la base de celui-ci.
Le tableau ci-dessous présente de façon structurée la manière dont nous collectons et utilisons vos données personnelles afin de faciliter votre consultation.
| FINALITÉ DU TRAITEMENT | CATÉGORIE DE DONNÉES | BASE JURIDIQUE |
| Pour créer, exploiter et gérer nos systèmes de recrutement et de gestion des talents. |
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| Pour communiquer avec vous pendant le processus de candidature, d’embauche et de recrutement. |
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| Pour traiter et évaluer votre candidature, y compris l’évaluation de vos qualifications, de vos compétences et de votre pertinence pour le poste postulé ou pour d’autres occasions chez GeoComply. |
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| Pour vérifier vos renseignements et prévenir la fraude, notamment par la vérification des références et, le cas échéant, la vérification des antécédents et de la géolocalisation. |
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| Pour réserver les déplacements pour les entrevues sur place ou rembourser les frais de déplacement applicables, le cas échéant. |
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| Pour calculer le salaire proposé et évaluer l’admissibilité à certains avantages sociaux. |
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| Pour examiner votre profil et vous informer des occasions d’emploi futures. |
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| Pour préparer votre contrat de travail si une carrière chez GeoComply vous est offerte. |
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| Pour informer la personne qui vous a recommandé du statut et du résultat final de votre candidature (si vous avez fait l’objet d’une recommandation). |
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| Pour aider à l’obtention du visa d’immigration ou du permis de travail nécessaire (à votre demande). |
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| Pour déterminer votre admissibilité au travail. |
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| Pour vous suggérer des occasions appropriées chez GeoComply (lorsque nous vous avons identifié(e) comme candidat(e) potentiel(le) à partir de renseignements recueillis de sources publiques). |
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| Pour nous conformer aux lois, règlements, processus judiciaires applicables ou demandes gouvernementales exécutoires (p. ex., lois et exigences en matière d’immigration et de visa, et lois fédérales et provinciales relatives aux accommodements raisonnables). |
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| Pour remplir nos obligations envers les autorités gouvernementales compétentes. |
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| Pour évaluer et améliorer notre stratégie de diversité, d’équité et d’inclusion. |
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Nous anonymiserons et regrouperons ces renseignements, dans la mesure du possible. |
| Pour surveiller et améliorer notre processus de candidature ainsi que nos systèmes de recrutement et de communauté de talents, y compris l’analyse de notre bassin de candidats, de nos pratiques ou tendances d’embauche, ou l’identification de pénuries de qualifications ou de compétences. |
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| Pour surveiller nos locaux à l’aide de caméras de surveillance (CCTV). |
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| Pour répondre à vos questions et demandes. |
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| Pour créer et soumettre des rapports requis par la loi ou la réglementation applicable. |
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| Pour faire valoir, défendre ou exercer des droits en justice devant un tribunal du travail ou toute autre cour de justice. |
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4. Utilisation de l’intelligence artificielle
Nous utilisons l’intelligence artificielle (IA) dans notre processus de recrutement pour résumer et évaluer l’expérience des candidats et candidates. Bien que notre utilisation de l’IA vise à améliorer l’efficacité de notre processus d’embauche et à nous aider à identifier des profils qualifiés, nos recruteurs, recruteuses et gestionnaires d’embauche prennent toujours les décisions finales dans le processus de sélection.
Les types de renseignements que nous utilisons en combinaison avec l’IA dépendent de la nature de l’occasion d’emploi pour laquelle vous avez postulé ou êtes recruté(e), ainsi que du lieu de travail.
5. Transfert de vos données personnelles
Pour atteindre les finalités énoncées ci-dessus, nous pouvons transférer vos données personnelles aux catégories de destinataires suivantes :
- Au sein du groupe GeoComply. L’entité auprès de laquelle vous postulez fait partie d’un groupe plus large (le « Groupe »), qui partage des ressources de gestion, de ressources humaines, juridiques, de conformité, de finance et d’audit. Par conséquent, nous pouvons transférer vos données personnelles à d’autres entités du Groupe, ou leur y donner accès, qui peuvent utiliser, transférer et traiter les données aux fins suivantes : maintenir et améliorer les processus de recrutement; maintenir les systèmes informatiques; surveiller et assurer la conformité aux lois, politiques et procédures applicables; établir et défendre nos droits légaux; et répondre aux demandes et exigences légales des organismes de réglementation et autres autorités. Notre Groupe comprend des sociétés situées dans plusieurs pays de l’EEE (Espace économique européen) et hors EEE, notamment le Canada, les États-Unis et le Vietnam. Pour obtenir la liste complète de nos entités corporatives, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies à la section 10 ci-dessous.
- Les fournisseurs de services nous aident dans l’élaboration, la réalisation et la gestion de nos processus de recrutement. Les fournisseurs de services agissent en tant que sous-traitants et traitent vos données personnelles selon nos instructions. Ces sous-traitants sont soumis à des obligations contractuelles visant à mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles et pour ne traiter ces données que conformément aux instructions reçues.
- Les organismes de réglementation, les autorités et autres tiers. Si nécessaire pour les finalités de traitement décrites ci-dessus, les données personnelles peuvent être transférées à des organismes de réglementation, des tribunaux et d’autres autorités, des conseillers externes indépendants, des dirigeants au sein du Groupe, des équipes internes de conformité et d’enquête, des conseillers externes nommés pour mener des enquêtes internes, ou d’autres fournisseurs de services utilisés par nous ou par d’autres membres de notre Groupe (par exemple, des fournisseurs de solutions de collaboration en ligne et de productivité, de logiciels d’entreprise, des fournisseurs d’infonuagique, des services juridiques et d’administration d’entreprise).
6. Transfert international de données personnelles
En raison de la nature mondiale de nos activités, nous partageons des données personnelles à l’échelle internationale avec les sociétés du groupe GeoComply, des fournisseurs de services et des partenaires lors de la réalisation des activités décrites dans la présente Déclaration de confidentialité pour les candidats et candidates. Certains des destinataires mentionnés à la section 5 sont situés ou traitent des données personnelles dans des pays autres que celui où vous résidez. Le niveau de protection des données dans ces autres pays peut ne pas être équivalent à celui de votre autorité législative locale. Toutefois, nous ne transférons vos données personnelles que si et lorsque des garanties appropriées sont en place.
7. Périodes de conservation
Si votre candidature est retenue et que vous devenez membre du personnel de GeoComply, lorsque la loi locale le permet, nous transférerons les données personnelles recueillies au cours du processus de candidature, d’embauche et de recrutement dans votre dossier d’employé(e), auquel vous aurez accès au début de votre emploi.
Si votre candidature n’est pas retenue (ou si vous vous retirez du processus ou refusez notre offre), nous conserverons vos renseignements pendant une certaine période après votre démarche. Nous conservons ces renseignements pour diverses raisons, notamment en cas de contestation juridique d’une décision de recrutement, pour examiner votre profil dans le cadre d’autres emplois actuels ou futurs chez GeoComply, et pour nous aider à mieux comprendre, analyser et améliorer notre processus de candidature, d’embauche et de recrutement.
Lorsque vous nous avez donné votre consentement pour traiter certaines données démographiques volontaires sur la diversité, l’équité et l’inclusion (y compris les renseignements sur l’égalité des chances), nous pouvons anonymiser et regrouper ces renseignements, et les conserver sous une forme qui ne vous identifie pas personnellement, dans le but de surveiller et d’améliorer notre processus de candidature, d’embauche et de recrutement.
Si vous ne souhaitez pas que nous conservions vos renseignements pour l’attribution d’autres rôles, ou si vous souhaitez que nous les mettions à jour, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies à la section 10 ci-dessous. Veuillez noter toutefois que nous pouvons conserver certains renseignements si la loi l’exige ou si cela est nécessaire pour nous protéger contre des réclamations juridiques.
8. Vos droits concernant vos données personnelles
Selon votre lieu de résidence, vous pourriez être en mesure d’exercer certains droits concernant vos données personnelles. Ces droits peuvent inclure le droit de :
- Obtenir la confirmation que vos données personnelles sont traitées ou non par nous, et le cas échéant, accéder à ces données personnelles (et aux détails connexes);
- Corriger les données personnelles inexactes et faire compléter les données personnelles incomplètes;
- Demander l’effacement ou la suppression de vos données personnelles;
- Obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles ou vous opposer au traitement de vos données personnelles;
- Recevoir des renseignements sur l’existence d’une prise de décision automatisée et ne pas faire l’objet d’une prise de décision automatisée;
- Retirer votre consentement à tout moment, dans la mesure où nous nous appuyons sur celui-ci comme base juridique pour le traitement de vos données personnelles (sans affecter la licéité du traitement fondé sur ce consentement avant son retrait ou du traitement fondé sur une autre base juridique que le consentement);
- Déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente de votre pays (ou, si elle est différente, du pays où l’infraction a eu lieu); et
- Obtenir des renseignements supplémentaires sur les garanties et les moyens appropriés sur lesquels nous nous appuyons en ce qui concerne le transfert international de données personnelles, tel que décrit à la section 5 ci-dessus.
Vous ne ferez l’objet d’aucune discrimination pour avoir exercé l’un des droits décrits dans la présente Déclaration de confidentialité pour les candidats et candidates. Veuillez noter que ces droits peuvent être soumis à des conditions, limitations ou exemptions supplémentaires en vertu des lois applicables sur la protection des données et l’emploi. Si l’un des droits ci-dessus n’est pas prévu par la loi de votre territoire, nous disposons d’un pouvoir discrétionnaire absolu pour vous accorder ces droits.
9. Droit de retirer son consentement
Si nous demandons votre consentement explicite pour traiter vos données à quelque fin que ce soit, vous avez le droit de retirer votre consentement pour ce traitement à tout moment. Cependant, sachez que le retrait de votre consentement n’affectera pas la licéité du traitement fondé sur le consentement fourni avant son retrait. Pour retirer votre consentement, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies à la section 10.
10. Nous contacter
Veuillez adresser vos demandes ou questions concernant le traitement de vos données personnelles à : privacy@geocomply.com.
11. Résidents et résidentes de la Californie uniquement
Conformément à la California Consumer Privacy Act de 2018, telle que modifiée par la California Privacy Rights Act de 2020 (collectivement, la « CCPA »), veuillez consulter notre déclaration de confidentialité complémentaire pour la Californie, qui fournit certaines informations sur notre traitement des données personnelles des résidents et résidentes de la Californie.
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