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Déclaration de confidentialité à l’intention des candidats et candidates

La présente Déclaration de confidentialité à l’intention des candidats et candidates vous fournit des renseignements sur la manière dont GeoComply Solutions inc., ainsi que ses filiales et ses entreprises affiliées (« nous », « notre ») traitent vos données personnelles dans le cadre de votre candidature. La présente Déclaration s’applique uniquement au traitement des données personnelles dans le cadre de notre processus de candidature, d’embauche et de recrutement. Pour plus de renseignements sur la manière dont GeoComply recueille, utilise, divulgue et traite les données personnelles relatives à l’utilisation de ses produits, services et sites Web, veuillez consulter la présente Déclaration de confidentialité.

Nous pouvons mettre à jour cet avis de temps à autre, par exemple si nous mettons en œuvre de nouveaux systèmes ou processus impliquant l’utilisation de renseignements personnels. Nous vous informerons de ces mises à jour, conformément à la loi applicable

1. Quels types de données traitons-nous?

Les types de données personnelles que nous recueillons dépendent de la nature de l’offre d’emploi à laquelle vous avez postulé ou pour laquelle vous faites l’objet d’un recrutement, ainsi que du lieu de l’emploi. Nous avons organisé les données personnelles que nous classons par catégories pour plus de clarté:

CATÉGORIE DE DONNÉES PERSONNELLES	DESCRIPTION DES RENSEIGNEMENTS
Données liées à la candidature	Données personnelles fournies par vous ou par la personne qui vous a recommandé(e). Ces données sont les suivantes : les coordonnées et les renseignements d’identification tels que votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, votre adresse postale, votre date de naissance et toute autre coordonnée; les données contenues dans votre curriculum vitae (par exemple, votre expérience professionnelle et vos habiletés et compétences, les établissements d’enseignement que vous avez fréquentés et les dates de fréquentation, votre niveau d’études le plus élevé et vos diplômes) et d’autres documents liés au processus de candidature ou de recrutement (par exemple, la lettre de motivation, les certificats d’études et les relevés de notes); les renseignements sur le type d’emploi qui pourrait vous intéresser, y compris la rémunération, les avantages sociaux et les autres préférences en matière d’emploi; les renseignements accessibles au public provenant de sources accessibles au public et pertinentes pour le processus d’embauche (par exemple, votre profil LinkedIn); d’autres renseignements que vous avez fournis dans le cadre du processus de candidature, d’embauche et de recrutement. Dans le cadre du processus de recrutement, vous pouvez divulguer votre ancien salaire ainsi que les avantages financiers et sociaux qui vous étaient offerts, mais nous ne vous demanderons pas de nous communiquer ces renseignements.
Données liées au compte	Données personnelles telles que votre nom d’utilisateur ou d’utilisatrice et votre mot de passe pour notre système de recrutement en ligne et notre système de gestion des talents.
Données liées à l’entretien	Données personnelles collectées lors de vos entretiens et les résultats des exercices de recrutement que vous avez effectués, notamment des évaluations et des examens de votre capacité de raisonnement.
Données liées aux déplacements	Données personnelles que nous traitons si GeoComply organise vos déplacements pour les entretiens sur place ou vous rembourse les frais de déplacement applicables.
Données liées à la vérification des antécédents*	Renseignements provenant de références internes et externes et de vérifications des antécédents, notamment du casier judiciaire, uniquement au stade de l’offre (si cela s’applique au poste pour lequel vous avez postulé, et dans la mesure où les lois applicables le permettent). Les résultats d’une vérification des antécédents peuvent inclure des données personnelles que nous ne possédons pas encore à votre sujet.
Données liées à la citoyenneté et à l’immigration	Le cas échéant, renseignements sur votre statut d’immigration, exigences en matière de visa et autres renseignements relatifs au droit de travailler (par exemple, le pays de naissance, les passeports et les permis de séjour).
Données communiquées à titre volontaire sur la diversité, l’inclusion et la démographie*	Dans le cadre de notre programme consacré à la diversité, à l’équité et à l’inclusion, et conformément aux lois en vigueur dans certains pays, nous pouvons vous demander de nous fournir volontairement des renseignements démographiques tels que la race, l’origine ethnique et le statut d’ancien combattant ou d’ancienne combattante. Ces renseignements sont utilisés dans le cadre du contrôle de l’égalité des chances et conformément à nos obligations légales en matière de production de rapports. En outre, dans la mesure où les lois applicables le permettent, nous pouvons également vous demander de nous fournir à titre volontaire d’autres renseignements démographiques tels que l’âge, l’origine nationale, la citoyenneté, le sexe, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, le handicap ou les besoins en matière de mesures d’adaptation. Lorsque vous choisissez de fournir ces renseignements, nous les recueillons de manière anonyme, et ils ne sont pas utilisés dans la décision d’embauche, sauf dans la mesure où la loi l’autorise. Ces renseignements seront utilisés pour nous aider à évaluer et à améliorer nos efforts en matière de diversité et d’inclusion.
Données liées à la sécurité	Données telles que votre image et des séquences vidéo filmées par notre système de télévision en circuit fermé lorsque vous vous rendez dans nos locaux pour un entretien.
Autres données personnelles communiquées à titre volontaire	Données que vous choisissez de fournir volontairement dans le cadre de votre candidature et de votre entretien ou de toute autre communication avec nous, ou les données que vous rendez publiques, telles que vos coordonnées, votre formation et votre expérience professionnelle (par exemple, lorsque vous partagez des renseignements sur les médias sociaux, les sites de recherche d’emploi et les sites de réseautage professionnel).

* Dans certains cas, les données personnelles que vous nous fournissez ou que nous collectons peuvent être considérées comme des données personnelles « spéciales » ou « sensibles » en vertu des lois sur la protection des données de certains territoires.

2. Renseignements que vous ne devez pas nous fournir

Dans le cadre de notre processus de recrutement, votre demande d’emploi contenant votre curriculum vitae ne nécessite généralement pas de catégories de données particulières. Les types de renseignements suivants ne doivent pas être fournis, sauf si vous souhaitez les inclure au sein de votre candidature de votre propre initiative et s’ils sont accompagnés d’un consentement explicite de votre part concernant le traitement de ces données lors de nos activités de recrutement:

a) La race ou l’origine ethnique;

b) Les opinions politiques;

c) Les croyances religieuses ou philosophiques;

d) L’appartenance syndicale;

e) L’orientation sexuelle, l’identité de genre ou le statut relationnel;

f) Les condamnations pénales et les infractions;

g) L’état de santé, y compris toute condition médicale.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation du lieu de travail relatives à un handicap ou à d’autres besoins particuliers, veuillez nous en informer.

3. Traitement des données

Nous nous engageons à traiter vos données personnelles conformément aux lois sur la protection des données. Dans la plupart des cas, nous nous fondons sur nos intérêts légitimes (dans la mesure où vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux n’ont pas préséance sur ces derniers), pour mettre en œuvre un contrat avec vous (ou pour prendre des mesures avant de conclure un contrat de travail avec vous) ou pour nous conformer à nos obligations légales. Dans certaines circonstances, nous pouvons nous fonder sur votre consentement, qui peut être implicite (par exemple, lorsque vous avez fourni volontairement des renseignements pour que nous les utilisions) ou explicite (conformément aux lois applicables). Lorsque nous nous fondons sur votre consentement comme base juridique, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment pour toute activité de traitement que nous effectuons uniquement sur la base de votre consentement.

Le tableau ci-dessous présente les catégories de collecte et d’utilisation de vos données par souci de clarté.

TRAITEMENT DE VOS DONNÉES PERSONNELLES	CATÉGORIE DE DONNÉES PERSONNELLES	BASE JURIDIQUE (LE CAS ÉCHÉANT)
Pour créer, exploiter et gérer nos systèmes de recrutement et de gestion des talents.	Données liées à la candidature Données liées au compte	Nos intérêts légitimes, tels que la gestion des candidatures visant les offres d’emploi de GeoComply.
Pour communiquer avec vous pendant les processus de candidature, d’embauche et de recrutement.	Données liées à la candidature Données liées au compte Données liées à l’entretien Autres données personnelles communiquées à titre volontaire	Nos intérêts légitimes, tels que la communication avec les candidats et candidates et la gestion des candidatures visant les offres d’emploi de GeoComply.
Pour le traitement et l’évaluation de votre candidature, y compris l’évaluation de vos habiletés et compétences et de votre aptitude à occuper l’emploi visé et/ou d’autres emplois à pourvoir chez GeoComply.	Données liées à la candidature Données liées à l’entretien Autres données personnelles communiquées à titre volontaire	Nos intérêts légitimes pour évaluer les candidatures visant les offres d’emploi actuelles et futures de GeoComply et s’assurer d’attirer, de recruter et d’embaucher des candidats et candidates qui possèdent les compétences requises. La prise des mesures nécessaires avant de conclure un contrat de travail avec vous.
Pour vérifier vos renseignements, notamment en contrôlant vos références et, le cas échéant, vos antécédents.	Données liées à la candidature Données liées à la vérification des antécédents	La prise des mesures nécessaires avant de conclure un contrat de travail avec vous. Consentement (pour certaines vérifications d’antécédents dans certains territoires). Le respect de nos obligations légales (pour les vérifications d’antécédents exigées par la loi dans certains territoires).
Pour réserver des voyages dans le cadre des entretiens en présentiel ou rembourser vos frais de déplacement, le cas échéant.	Données liées aux déplacements	Nos intérêts légitimes, tels que la mise en place de mesures d’adaptation pour faciliter le processus d’entretien.
Pour calculer le salaire proposé et évaluer votre admissibilité à certains avantages sociaux.	Données liées à la candidature Données liées à l’entretien	La prise des mesures nécessaires avant de conclure un contrat de travail avec vous.
Pour évaluer votre candidature et vous informer de nos futures offres d’emploi.	Données liées à la candidature Données liées au compte Données liées à l’entretien	Votre consentement (concernant l’envoi d’offres d’emploi correspondant à vos intérêts et de mises à jour en matière de carrière).
Pour préparer votre contrat de travail si un poste vous est offert chez GeoComply.	Données liées à la candidature Données liées à la citoyenneté et à l’immigration	La prise des mesures nécessaires avant de conclure un contrat de travail avec vous.
Pour informer votre personne référente de la progression et du résultat final de votre demande d’emploi (si vous avez fait l’objet d’une référence).	Données liées à la candidature	Nos intérêts légitimes, tels que la mise en œuvre de notre programme d’orientation professionnelle.
Pour contribuer à l’obtention du visa d’immigration ou du permis de travail nécessaire (si vous le demandez).	Données liées à la candidature Données liées à la citoyenneté et à l’immigration	Nos intérêts légitimes, tels que l’apport d’une aide à l’immigration. Le respect d’une obligation légale à laquelle GeoComply est assujettie.
Pour déterminer votre admissibilité au travail.	Données liées à la citoyenneté et à l’immigration	Le respect d’une obligation légale à laquelle GeoComply est assujettie.
Pour vous proposer des offres d’emploi adaptées chez GeoComply (lorsque nous vous considérons comme un candidat potentiel ou une candidate potentielle d’après les renseignements que nous avons collectés auprès de sources publiques).	Autres données personnelles communiquées à titre volontaire	Nos intérêts légitimes, tels que le recrutement de candidats et candidates pour des postes à pourvoir chez GeoComply.
Pour se conformer aux lois, réglementations, procédures juridiques ou demandes gouvernementales applicables (par exemple, les lois et exigences en matière de visa et d’immigration, ainsi que les lois fédérales et étatiques consacrées aux mesures d’adaptation raisonnables).	Données liées à la candidature Données liées à l’entretien Données liées à la vérification des antécédents Données liées à la citoyenneté et à l’immigration Données communiquées à titre volontaire sur la diversité et la démographie	Le respect d’une obligation légale à laquelle GeoComply est assujettie.
Pour remplir nos obligations à l’égard des autorités gouvernementales compétentes.	Données liées à la candidature Données liées à la vérification des antécédents	Le respect d’une obligation légale à laquelle GeoComply est assujettie
Pour évaluer et améliorer notre stratégie en matière de diversité, d’équité et d’inclusion.	Données communiquées à titre volontaire sur la diversité et la démographie	Votre consentement (donné à titre volontaire, sauf dans la mesure où son obtention est requise par la loi). Dans la mesure du possible, nous anonymiserons et regrouperons ces renseignements.
Pour assurer le suivi et l’amélioration de notre processus de candidature et de nos systèmes de recrutement et de gestion des talents, notamment de l’analyse de notre base de candidatures, de nos pratiques ou de nos tendances en matière d’embauche et du recensement des lacunes en matière d’habiletés et de compétences.	Données liées à la candidature Données liées au compte Données liées à l’entretien	Nos intérêts légitimes, tels que l’évaluation et la gestion des candidatures visant les offres d’emploi de GeoComply, ainsi que l’examen et la mise à jour de notre processus de candidature.
Pour assurer la surveillance de nos sites à l’aide de notre système de télévision en circuit fermé.	Données liées à la sécurité	Nos intérêts légitimes, tels que la sécurité de nos bureaux, de notre personnel, de nos membres et des personnes invitées; la détection et la prévention des activités suspectes et de la criminalité sur nos sites ainsi que les enquêtes connexes; la protection de nos droits et des droits d’autrui.
Pour répondre à vos requêtes et demandes de renseignements.	Données liées à la candidature Données liées au compte	Nos intérêts légitimes, tels que la gestion des candidatures et l’amélioration du processus de candidature.
Pour créer et soumettre des rapports conformément à la législation ou à la réglementation applicable (par exemple, pour se conformer aux exigences en matière de rapports de la commission fédérale sur l’égalité des chances en matière d’emploi [Equal Employment Opportunity Commission], du bureau des programmes consacrés au respect des obligations contractuelles [Office of Contracting Compliance Programs] ou d’organismes étatiques similaires).	Données communiquées à titre volontaire sur la diversité et la démographie	Le respect des obligations légales auxquelles GeoComply est assujettie.
Pour établir, défendre ou exercer un droit devant un tribunal du travail ou toute autre cour de justice.	Données liées à la candidature Données liées au compte Données liées aux déplacements Données liées à l’entretien Données liées à la vérification des antécédents Données liées à la citoyenneté et à l’immigration Données communiquées à titre volontaire sur la diversité et la démographie Données liées à la sécurité Autres données personnelles communiquées à titre volontaire	Nos intérêts légitimes, tels que la défense de toute revendication juridique réelle ou potentielle; l’exercice des recours dont nous disposons et la limitation de nos préjudices; le respect des procédures judiciaires, des ordonnances des tribunaux ou des procédures légales; et le traitement des plaintes.

4. Transfert de vos données personnelles

Afin d’atteindre les objectifs décrits ci-dessus, nous pouvons être amenés à transférer vos données personnelles aux catégories de destinataires suivantes:

a) Les entités au sein du groupe de GeoComply. L’entité auprès de laquelle vous postulez fait partie d’un groupe plus large (le « groupe »), qui partage des ressources de gestion, de ressources humaines, juridiques, de conformité, financières et de vérification. Par conséquent, nous pouvons transférer vos données personnelles, ou permettre l’accès à celles-ci, à d’autres entités au sein du groupe, qui pourront à leur tour utiliser, transférer et traiter les données aux fins suivantes : maintenir et améliorer les processus de recrutement; maintenir les systèmes informatiques; surveiller et assurer le respect des lois, des politiques et des procédures applicables; établir et défendre nos droits légaux; et répondre aux demandes et aux exigences légales des organismes de réglementation et d’autres autorités. Notre groupe comprend des entreprises situées dans un certain nombre de pays de l’EEE et de pays hors de l’EEE, dont le Canada, les États-Unis et le Vietnam. Pour obtenir une liste complète de nos entités sociales, veuillez communiquer avec nous en consultant les coordonnées fournies ci-dessous au sein de l’article 9.

b) Les prestataires de services qui nous assistent dans le cadre du développement, de la réalisation et de la gestion de nos processus de recrutement. Les prestataires de services agissent en tant que préposés et préposées au traitement des données et traitent vos données personnelles selon nos instructions. Ces préposés et préposées au traitement des données doivent respecter des exigences contractuelles obligeant la mise en œuvre de mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les renseignements personnels et de traiter les renseignements personnels uniquement selon les instructions.

c) Organismes de réglementation, autorités et autres tiers. Dans la mesure nécessaire aux fins de traitement décrites plus haut, les données personnelles peuvent être transférées aux organismes de réglementation, aux tribunaux, à d’autres autorités, à des conseillers ou conseillères externes œuvrant indépendamment, à des membres de la direction au sein du groupe, aux équipes internes de conformité et d’enquête, aux conseillers et conseillères externes responsables de mener des enquêtes internes, à d’autres prestataires de services travaillant avec nous ou avec d’autres membres de notre groupe (par exemple, des prestataires de solutions de collaboration et de productivité en ligne ou de logiciels d’entreprise, des prestataires de services d’informatique en nuage et des services juridiques et d’administration d’entreprise).

5. Transfert international de données personnelles

En raison de la nature mondiale de notre activité, nous partageons des données personnelles à l’échelle internationale avec des sociétés du groupe GeoComply, des prestataires de services et des partenaires dans le cadre des activités décrites dans la présente Déclaration de confidentialité à l’intention des candidats et candidates. Une partie des destinataires figurant dans la section 4 se situe ou traite des données personnelles dans des pays autres que le pays dans lequel vous vous situez. Le niveau de protection des données en vigueur dans ces autres pays peut ne pas être équivalent à celui de votre territoire local. Cependant, nous ne transférons vos données personnelles que lorsque des mesures de protection appropriées sont en vigueur. 

6. Période de conservation

Si votre candidature est retenue et qu’un poste vous est offert chez GeoComply, lorsque la législation locale le permet, nous transférerons les données personnelles que nous avons collectées au cours du processus de candidature, d’embauche et de recrutement dans votre dossier personnel, données auxquelles vous aurez accès au début de votre emploi.

Si votre candidature n’est pas retenue (ou si vous vous retirez du processus ou rejetez notre offre), nous conserverons vos renseignements pendant une certaine période à la suite de votre candidature. Nous conservons ces renseignements pour diverses raisons, notamment en cas de contestation juridique d’une décision de recrutement, pour envisager votre candidature à d’autres emplois actuels ou futurs chez GeoComply et pour nous aider à mieux comprendre, analyser et améliorer notre processus de candidature, d’embauche et de recrutement.

Lorsque vous nous donnez votre accord pour traiter certaines données communiquées à titre volontaire sur la diversité, l’équité, l’inclusion et la démographie (y compris les renseignements relatifs à l’égalité des chances), nous pouvons anonymiser et regrouper ces renseignements et les conserver sous une forme qui ne permet pas de vous identifier personnellement, dans le but d’assurer le suivi et l’amélioration de notre processus de candidature, d’embauche et de recrutement.

Si vous ne souhaitez pas que nous conservions vos renseignements à d’autres fins, ou si vous souhaitez que nous les mettions à jour, veuillez communiquer avec nous en utilisant les coordonnées indiquées dans la section 9 ci-dessous. Veuillez toutefois noter que nous pouvons conserver certains renseignements si la loi l’exige ou si la situation l’exige pour nous protéger contre les revendications juridiques.

7. Vos droits en lien avec vos données personnelles

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez exercer certains droits relatifs à vos données personnelles. Ces droits sont les suivants:

a) Obtenir la confirmation que nous traitons ou non vos données personnelles et, le cas échéant, l’accès à ces données personnelles (et aux renseignements qui s’y rapportent);

b) Corriger les données personnelles inexactes et demander à ce que les données personnelles incomplètes soient complétées;

c) Demander l’effacement ou la suppression de vos données personnelles;

d) Limiter le traitement de vos données personnelles ou vous opposer à leur traitement;

e) Recevoir des renseignements sur l’existence d’un système de prise de décision automatisée et demander de ne pas faire l’objet d’une prise de décision automatisée;

f) Retirer votre consentement à tout moment, dans la mesure où nous nous fondons sur votre consentement comme base juridique pour traiter vos données personnelles (sans affecter la légalité de tout traitement fondé sur ce consentement et réalisé avant votre retrait ou de tout traitement fondé sur une base juridique autre que votre consentement);

g) Déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente dans votre pays (ou, s’il est différent, du pays où l’infraction a eu lieu);

h) Obtenir des renseignements supplémentaires sur les mesures de protection appropriées dont nous disposons pour le transfert international des données personnelles, comme décrit dans la section 5 ci-dessus.

Vous ne ferez l’objet d’aucune discrimination pour avoir exercé l’un des droits décrits dans la présente Déclaration de confidentialité à l’intention des candidats et candidates. Veuillez noter que ces droits peuvent être soumis à d’autres conditions, limitations et/ou exceptions en vertu des lois applicables en matière d’emploi et de protection des données. Si l’un des droits susmentionnés n’est pas prévu par la loi dans votre territoire, nous avons le pouvoir discrétionnaire absolu de vous accorder ces droits.

8. Droit de retirer son consentement

Si nous sollicitons votre consentement explicite concernant le traitement de vos données à quelque fin que ce soit, vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données à cette fin à tout moment. Cependant, n’oubliez pas que le retrait de votre consentement n’affectera pas la légalité de tout traitement réalisé avant le retrait du consentement. Pour retirer votre consentement, veuillez communiquer avec nous en vous référant aux coordonnées fournies à la section 9.

9. Nos coordonnées

Veuillez communiquer avec nous concernant vos demandes et vos questions relatives au traitement de vos données personnelles à: privacy@geocomply.com.

10. Personnes résidant en Californie uniquement

Conformément à la loi californienne de 2018 sur la protection de la vie privée des consommateurs et des consommatrices (California Consumer Privacy Act), telle que modifiée par la loi californienne de 2020 sur les droits en matière de protection de la vie privée (California Privacy Rights Act) (collectivement, la « CCPA »), veuillez consulter notre déclaration sur la protection de la vie privée des personnes résidant en Californie (California Privacy Statement), qui fournit certains renseignements sur notre traitement des données personnelles des personnes résidant en Californie.

Last updated 06/20/2024