Cet avis vous fournit des informations sur la manière dont GeoComply Solutions inc., ainsi que ses filiales et ses entreprises affiliées (« nous », « notre ») traitent vos données personnelles dans le cadre de votre candidature.

Nous pouvons mettre à jour cet avis de temps à autre, par exemple si nous mettons en œuvre de nouveaux systèmes ou processus impliquant l’utilisation de renseignements personnels. Nous vous informerons de ces mises à jour, conformément à la loi applicable.

Si votre candidature est retenue, vous recevrez un autre avis sur la protection de la vie privée de notre part vous informant de la manière dont nous traitons les données personnelles de nos employés et employées.

1. Quels types de données traitons-nous?

En fonction de plusieurs critères, y compris, mais sans s’y limiter, le processus précis de recrutement auquel vous participez, votre localisation et vos préférences, nous pouvons être amenés à traiter certaines données vous concernant. En général, celles-ci peuvent inclure :

a) Toutes les données que vous choisissez de nous fournir ou de fournir à nos agents et agentes de recrutement ou à nos consultants et consultantes, y compris :

i. Vos données d’identification (y compris, mais sans s’y limiter, votre nom, vos prénoms, votre adresse, votre numéro de téléphone, le pays à partir duquel vous interagissez avec nous, votre signature, etc.),

ii. Les données concernant votre formation générale et professionnelle,

iii. Les données relatives à l’emploi (votre profession, votre parcours professionnel, etc.),

iv. Les données relatives à vos intérêts et préférences professionnels ou individuels

b) Les résultats de vos évaluations d’assignation;

c) Les notes, les commentaires et les analyses vous concernant et fournis par ceux et celles qui participent en notre nom aux entretiens avec vous et à d’autres étapes de votre processus de recrutement (y compris l’analyse effectuée par nos employés et employées, nos agents et agentes de recrutement et nos consultants et consultantes);

d) Toute référence ainsi que toute autre information obtenue à votre sujet auprès des personnes que vous indiquez comme références, mais uniquement si nous avons obtenu votre permission pour recueillir ces informations; et

e) Toute information relative à vos compétences et à votre adéquation au poste auquel vous postulez qui sera recueillie par nous ou par nos agents et agentes ou nos consultants et consultantes à partir de sources accessibles au public, telles que votre profil sur LinkedIn.com (dans la mesure permise par les paramètres de confidentialité de votre compte).

2. Renseignements que vous ne devez pas nous fournir

Certaines catégories précises de données ne nous sont pas nécessaires dans le cadre de notre processus de recrutement. Les types de renseignements suivants ne doivent pas être fournis, sauf si vous souhaitez les inclure au sein de votre candidature de votre propre initiative et s’ils sont accompagnés d’un consentement explicite de votre part concernant le traitement de ces données lors du processus de recrutement :

a) La race ou l’origine ethnique;

b) Les opinions politiques;

c) Les croyances religieuses ou philosophiques;

d) L’appartenance syndicale;

e) L’orientation sexuelle, l’identité de genre ou le statut relationnel;

f) Les condamnations pénales et les infractions;

g) L’état de santé, y compris toute condition médicale.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation du lieu de travail relatives à un handicap ou à d’autres besoins particuliers, veuillez nous en informer.

3. Fins de traitement

Nous pouvons traiter vos données personnelles aux fins suivantes :

a) Évaluer vos compétences, vos qualifications et votre adéquation aux postes pour lesquels vous avez postulé et, avec votre consentement, à tout autre poste qui pourrait se libérer à l’avenir;

b) Prendre une décision concernant la conclusion d’un contrat de travail ou toute autre relation similaire avec vous, et les modalités de ce contrat;

c) Communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement;

d) Tenir des registres liés à nos processus de recrutement;

e) Se conformer aux demandes légales ou réglementaires;

f) Traiter votre candidature et organiser le processus de recrutement;

g) Se conformer aux exigences légales et coopérer avec les organismes de réglementation et les autorités policières

h) Établir, exercer ou défendre des droits en justice; et

i) Aux fins visées par la liste des intérêts légitimes détaillée à l’article 4.

Lorsque nous prenons des décisions concernant l’avancement de votre candidature, par exemple si nous souhaitons vous faire une offre d’emploi, ainsi que les modalités associées à une telle offre, notre politique consiste à ne prendre en compte que les renseignements directement pertinents et nécessaires à l’évaluation de vos compétences, de vos qualifications et de votre adéquation au poste. Nous avons une approche de tolérance zéro concernant la discrimination.

Vous n’êtes sous aucune obligation de nous fournir les données que nous vous demandons. Cependant, si vous ne nous fournissez pas vos données personnelles, le processus de recrutement pourrait alors être retardé ou même devenir impossible. Nous vous informerons dans quelle mesure la fourniture de vos données personnelles est obligatoire en vertu de la loi applicable.

4. d’intelligence artificielle (IA)

Nous pourrions utiliser des outils d’intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes du processus d’embauche, comme l’examen des candidatures, l’analyse des CV ou l’évaluation des réponses. Ces outils aident notre équipe de recrutement, mais ils ne remplacent pas le jugement humain. Les décisions finales d’embauche sont ultimement prises par des personnes. Si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter l’Énoncé de confidentialité pour les candidats et candidates ou n’hésitez pas à communiquer directement avec nous.

5. Base juridique du traitement

Nous pouvons traiter vos données sur la base de :

a) La nécessité d’exécuter notre contrat de travail avec vous ou d’entreprendre certaines actions à votre demande, avant de conclure un contrat avec vous;

b) La nécessité de respecter les exigences légales auxquelles l’entreprise est soumise;

c) Nos principaux intérêts légitimes; et

d) Du consentement, si la loi l’exige en vertu de la législation locale aux fins décrites à l’article 3 ci-dessus.

Nos intérêts légitimes sur lesquels nous pouvons nous appuyer sont les suivants :

a) Mener un processus de recrutement efficace et pourvoir nos postes vacants avec des candidats appropriés ou des candidates appropriées;

b) Promouvoir la diversité et l’inclusion (dans la mesure permise par la loi); et

c) Atteindre les objectifs précisés au sein de l’article 3.

6. Transfert de vos données personnelles

Afin d’atteindre les objectifs décrits ci-dessus, nous pouvons être amenés à transférer vos données personnelles aux catégories de destinataires suivantes :

a) Les entités au sein du groupe de GeoComply. L’entité auprès de laquelle vous postulez fait partie d’un groupe plus large (le « groupe »), qui partage des ressources de gestion, de ressources humaines, juridiques, de conformité, financières et de vérification. Par conséquent, nous pouvons transférer vos données personnelles, ou permettre l’accès à celles-ci, à d’autres entités au sein du groupe, qui pourront à leur tour utiliser, transférer et traiter les données aux fins suivantes : maintenir et améliorer les processus de recrutement; maintenir les systèmes informatiques; surveiller et assurer le respect des lois, des politiques et des procédures applicables; établir et défendre nos droits légaux; et répondre aux demandes et aux exigences légales des organismes de réglementation et d’autres autorités. Notre groupe comprend des entreprises situées dans un certain nombre de pays de l’EEE et de pays hors de l’EEE, dont le Canada, les États-Unis et le Vietnam. Pour obtenir une liste complète de nos entités sociales, veuillez communiquer avec nous en consultant les coordonnées fournies ci-dessous au sein de l’article 8.

b) Les prestataires de services qui nous assistent dans le cadre du développement, de la réalisation et de la gestion de nos processus de recrutement. Les prestataires de services agissent en tant que préposés et préposées au traitement des données et traitent vos données personnelles selon nos instructions. Ces préposés et préposées au traitement des données doivent respecter des exigences contractuelles obligeant la mise en œuvre de mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les renseignements personnels et de traiter les renseignements personnels uniquement selon les instructions.

c) Organismes de réglementation, autorités et autres tiers Dans la mesure nécessaire aux fins de traitement décrites plus haut, les données personnelles peuvent être transférées aux organismes de réglementation, aux tribunaux, à d’autres autorités, à des conseillers ou conseillères externes œuvrant indépendamment, à des membres de la direction au sein du groupe, aux équipes internes de conformité et d’enquête, aux conseillers et conseillères externes responsables de mener des enquêtes internes, à d’autres prestataires de services travaillant avec nous ou avec d’autres membres de notre groupe (par exemple, des prestataires de solutions de collaboration et de productivité en ligne ou de logiciels d’entreprise, des prestataires de services d’informatique en nuage et des services juridiques et d’administration d’entreprise).

Certains des destinataires de la liste ci-dessus se situent ou traitent des données personnelles dans des pays autres que le pays dans lequel vous vous situez. Le niveau de protection des données en vigueur dans ces autres pays peut ne pas être équivalent à celui de votre juridiction locale. Cependant, nous ne transférons vos données personnelles que dans la mesure où des garanties appropriées sont en place.

7. Période de conservation

Vos données personnelles ne seront conservées sous une forme permettant de vous identifier que pour la stricte durée que nous estimerons nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ces données ont été recueillies ou traitées, ou que pour la stricte durée prescrite par les lois applicables.

Vos données personnelles seront, dans tous les cas, conservées jusqu’à l’expiration du dernier délai prévu par la loi pour intenter des actions en justice contre nous dans le cadre du processus de recrutement. Cette conservation nous permettra alors, par exemple, de démontrer que nous n’avons pas discriminé des candidats en nous basant sur des motifs interdits et que nous avons mené l’exercice de recrutement de manière équitable et transparente.

Après la période prévue ci-dessus, nous détruirons vos renseignements personnels conformément à nos politiques de protection des données, de conservation des données et de sécurité des données.

Si nous souhaitons conserver vos renseignements personnels au sein d’un dossier dans le but de considérer votre candidature pour d’autres éventuels postes qui pourraient se présenter à l’avenir, nous vous demanderons votre consentement explicite afin de conserver vos renseignements personnels pendant une période déterminée pour ces cas précis.

8. Vos droits en lien avec vos données personnelles

Sous réserve de la loi applicable, vous pouvez avoir le droit de :

a) Obtenir une confirmation de notre part vous informant si nous stockons des données vous concernant et de quel type de données personnelles il s’agit, et nous demander une copie de ces données;

b) Demander la rectification ou la suppression de vos données personnelles;

c) Nous demander de restreindre le traitement de vos données personnelles;

d) Vous opposer au traitement de vos données personnelles;

e) Si vous nous avez donné votre consentement concernant le traitement de vos données à quelque fin que ce soit, vous avez également le droit de retirer votre consentement à tout moment

f) Déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données de votre pays (ou, si elle est différente, du pays où l’infraction a eu lieu).

9. Droit de retirer son consentement

Si nous sollicitons votre consentement explicite concernant le traitement de vos données à quelque fin que ce soit, vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement à cette fin à tout moment. Cependant, n’oubliez pas que le retrait de votre consentement n’affectera pas la légalité de tout traitement réalisé avant le retrait du consentement. Pour retirer votre consentement, veuillez communiquer avec nous en consultant les coordonnées fournies au sein de l’article 9.

10. Nos coordonnées

Veuillez communiquer avec nous concernant vos demandes et vos questions relatives au traitement de vos données personnelles à: privacy@geocomply.com.

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